Consejos para redactar e-mails correctamente

A continuación, en empleare.com te ofrecemos algunas pautas para poder redactar correos electrónicos de manera adecuada, extraídas del espacio en Internet del conocido comunicador español Berto Pena, ganador de un Premio Bitácoras en el año 2009, y experto en Gestión Personal y productividad.

• Envía un e-mail sólo si es necesario.- Evalúa si hay otras opciones de intercambio de información, ya que el redactarlo te tomará cierto tiempo que podrías invertir en otras funciones. Decide si el hacerlo te brindará algo con valor para ti.

• Redacta sólo los puntos específicos.- No te ahogues en la extensión y la ambigüedad; recuerda que el formato digital está creado especialmente para ahorrarnos tiempo, por lo que tres frases con la “pepa” son más valiosos que cuatro párrafos llenos de adjetivos innecesarios.

• Utiliza palabras sencillas.- Con ello, busca obtener el entendimiento del receptor con términos que ambos utilicen normalmente, además de tratar de ser lo más directo posible.

• Usa poco la cortesía clásica en el e-mail.- Por ejemplo, los reglones de saludo o despedida de las antiguas cartas por correspondencia. Recuerda, es Internet.

• La “regla de las dos-tres frases”.- Basado en la forma de comunicar de los mensajes de texto en el móvil y en Twitter, ofrécele información de una manera similar enlazando a las iniciativas two.sentenc.es o three.sentenc.es.

• Resalta los puntos claves del correo.- Con puntos, enumeraciones, negritas o asteriscos, por ejemplo; en el caso de hacer un informe, hazlo en archivo adjunto y acompañarlo de algunas líneas en el e-mail.

• Aprovecha las respuestas prediseñadas.- En el caso de mandar la misma información a varias personas, hay servicios como los de Gmail de “Respuestas Prediseñadas” que te ahorrará tiempo.

• Revisar antes de enviar.- Como lo redactado no es un testamento, te tomará unos pocos minutos, los mismos que son de gran importancia.

• Redacta el “asunto” de manera precisa.- Por ello, esta parte del e-mail debe “resumir” el contenido, con lo cual la persona que lo reciba lo selecciones de manera inmediata. De hecho, es lo penúltimo que debes hacer.

• Escribe el destinatario.- ¿Por qué al último? Porque así evitaremos enviar información a  personas que nos estaban en nuestros planes.